eps #2 Melihat Event : Online Event, Masalah dan Solusinya.

Membosankan, sulit fokus dan banyak hal lain yang membuat online event saat ini masih belum bisa menggantikan peran offline event sepenuhnya, lalu bagaimana cara kita agar tetap bisa bertahan?

Sejak dunia ini menghadapi Pandemi, banyak lini kehidupan kita yang terkena dampaknya, mulai dari dunia bisnis, pendidikan dan industri, beberapa industri bisnis bahkan telah menyatakan kebangkrutannya, begitupula dengan negara, indonesia sendiri baru saja mengumumkan bahwa di Quartal terakhir tahun 2020 ini ikut menjadi salah satu negara yang mengalami resesi ekonomi, dampaknya sudah terasa dan mungkin akan lebih besar lagi kita rasakan di tahun depan, eh kenapa malah ngomongin ekonomi ya? hehe, baik, kita kembali ke pembahasan awal, lalu bagaimana dengan industri event, seperti telah saya bahas pada artikel sebelumnya karena pandemi event harus menyesuaikan dirinya, dampaknya sejak awal tahun ini sudah tidak ada lagi offline event atau setidaknya jikapun ada jumlahnya sangatlah terbatas, hampir semua event yang sudah terencana batal di laksanakan atau berganti format menjadi online.

Sekarang kita telah memasuki sebuah masa dimana Event terlaksana di depan layar device kita masing-masing, sebelumnya ketika kita menghadiri sebuah event bukan hanya konten acaranya yang kita incar, tapi datang ke sebuah event juga bisa menjadi ajang kita untuk bisa berkumpul bersama dengan teman-teman atau bahkan untuk mencari koneksi dan mendapatkan teman baru, selain itu pengalaman yang di dapatkan juga akan jauh berbeda ketika keberadaan fisik, sentuhan dan suasana event tidak lagi bisa kita rasakan jika event hanya sebatas kotak datar yang kita sebut dengan layar.

lalu kenapa online event sangatlah membosankan, saya saja yang baru fokus bergelut dengan online event kurang lebih delapan bulan kebelakan sudah merasa sangat bosan mengerjakannya? dari awal sebenarnya saya sudah sangat yakin bahwa yang kurang dari online event adalah sentuhan fisik dan pengalaman, ya, dua hal itu saja, sisanya bisa kita sesuaikan dengan format dan kebutuhan kita dan audiencenya, tapi dalam beberapa minggu terakhir saya sering berfikir sepertinya masalahnya jauh lebih dalam dan luas dari hanya dua poin tersebut, dengan online event kita dituntut harus lebih intuitif dan kreatif lagi, memposisikan diri sebagai audience atau bahasa kerennya “put yourself in your customers feet”.

Berikut beberapa alasan kenapa online event membosankan?

1. Pra Produksi, sebelumnya dalam membuat sebuah offline event pra produksi adalah segalanya, mulai dari membuat perencanaan, proposal, kerangka event sampai pada proses penentuan vendor adalah beberapa hal yang wajib hukumnya diselesaikan oleh seorang event organizer sebelum pelaksaan acara dimulai, namun dengan berpindahnya format menjadi online, ada banyak hal dalam proses pra produksi yang bisa di lewati, dalan beberapa hal ini dapat menambah efisiensi, tapi dalam hal lain ini juga bisa menjadi kelemahan.
2. Kurangnya komunikasi Interaksional atau Engagement, dulu ketika kita menghadiri sebuah event ada banyak alasan yang membuat kita lebih exited, bukan hanya menikmati konten acara tapi banyak hal lain juga, seperti bertemu teman, makan di food stall, atau duduk sambil menikmati atmosfir riuh nya suara keramaian, hal-hal tersebut tidak bisa kita temukan di online event.
3. Transisi antar sesi terasa kikuk. Saya sendiri beberapa kali menonton webinar melalui berbagai platform seperti zoom, Gmeets, etc dan kebanyakan memberikan experience yang sama di luar lagi-lagi semuanya bergantung pada penyampaian dari narasumber dan narasumber itu sendiri di luar itu konten dan teknis acaranya kebanyakan sama, tidak ada pengalaman yang istimewa dan baru, maka dari itu di kantor saya CODEX kami mencoba memberikan pengalaman yang berbeda, di mulai dari hal kecil seperti sesi request lagu sebelum acara di mulai.
4. Tidak ada Visual yang menarik, kebanyakan event online seperti webinar, online course dll hanya akan menampilkan visual yang sama, galeri visual dari participant yang kebanyakan mungkin menutup video mereka, sehingga lagi-lagi kita hanya akan disuguhkan visual yang sama, tidak ada gambar yang menarik perhatian mata kurang interaksi baik secara audio maupun visual.

https://www.talkwalker.com/images/mea-blogs/1669-blog-header-webinar-marketing.png

Beberapa tips untuk meng-improve Online Event

1. Rencanakan dengan baik, sama seperti offline event pra production adalah saat yang paling krusial inilah yang terkadang sering terlewat oleh banyak penyelenggara online event, termasuk saya, kebanyakan menganggap effort yang di keluarkan untuk event online jauh lebih sedikit dibanding offline event tidak salah memang, tapi juga tidak sepenuhnya benar, di event online hal pertama yang perlu di perhatikan adalah experience dari pesertanya, dan memastikan itu terkadang membutuhkan effort yang lebih besar di bandingkan offline event.
2. Rundown yang menarik dan Variatif, Acara online tidak boleh seperti konferensi yang kita hadiri secara langsung, acara tersebut harus menyesuaikan dengan dunia virtual saat ini. tentu saja kita tidak mau melihat materi selama ber jam-jam dengan monoton, acara yang baik perlu di selingi dengan kegiatan lain, seperti sesi QnA yang interaktif misalkan, atau ada tambahan Gimmick Quiz di tengah-tengah acara.
3. Berikan sentuhan Interaksi, Dalam sebuah event online terkadang yang sering di lupakan oleh panitia adalah keberadaan audience yang ada sedang menyaksikan, sesuatu yang sepertinya tidak mungkin terjadi di event offline. hal ini dapat terjadi karena kurangnya interaksi antara host dan audience, ada beberapa cara yang biasa kami lakukan agar interaksi antara audience dan host dapat terbangun contohnya seperti menyediakan sesi request lagu di awal sesi jika format acara lebih casual dan santai, atau menanyakan pertanyaan pancingan seperti asal kota, alasan mereka mengikuti event tersebut dll.
4. Berikan Visual yang menarik, yups sepertinya memang sedikit sulit untuk melakukan hal yang satu ini, terkadang ketika ide kita sudah sangat liar yang menjadi batasan atau hambatan justru datang dari terbatasnya fitur dari penyedia platform, namun hal tersebut tidak boleh menjadikan kita menyerah begitu saja, kini sudah banyak cara untuk dapat memaksimalkan visual dari sebuah event online kita, seperti menggunakan aplikasi pihak ke-3 (OBS, Microsoft Visual basic, dll) atau kita juga dapat memaksimalkan fitur dari platform conference call online seperti spotlight, share screen, virtual background dll.

https://blogmedia.evbstatic.com/wp-content/uploads/wpmulti/sites/19/2020/03/set-3-blog-header.jpg

Untuk memberikan kesimpulan dari artikel ini, saya akan memulai dengan sebuat kata kunci yaitu, “Kolaborasi dan Kreatifitas” yang dimaksud dari kolaborasi ini adalah antara pendekatan online dan offline, sekarang bukan waktunya lagi berdebat tentang apa yang lebih baik online event atau offline event, kini sudah saat nya kita berdamai dengan hal tersebut dan berfokus pada memaksimalkan apa yang kita miliki sekarang, jika kolaborasi antara pendekatan offline dan online ini digabungkan dengan kreatifitas yang kita miliki saya yakin ke depan, tidak ada lagi masalah-masalah receh tentang sulitnya memberikan nyawa di event online, saya sadar masih sangat banyak hal-hal lain yang sebenarnya sangat penting untuk menunjang online event kita yang belum bisa saya bahas dan sampaikan pada artikel ini, semoga dalam episode selanjutnya saya bisa menambah perspektif lain yang berbeda yang dapat melengkapi artikel ini.

Terima kasih teman-teman semua yang sudah bersedia menunggu setiap artikel dari episode meilhat event ini, di episode selanjutnya saya berencana untuk membahas transformasi Marketing dari Marketing 3.0 ke Marketing 4.0 berdasarkan buku karya Philip Kotler, sampai berjumpa di artikel selanjutnya.